๓. ขอบเขตของการด าเน นงาน

Transcription

1 ขอบเขตของงาน (Terms of Reference) ก จกรรมจ ดจ างพ ฒนาระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ภายใต โครงการพ ฒนาระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ประจ าป งบประมาณ พ.ศ. ๒๕๕๕ องค การบร หารการพ ฒนาพ นท พ เศษเพ อการท องเท ยวอย างย งย น (องค การมหาชน) ๑. หล กการและเหต ผล อพท. ด าเน นการจ ดท าระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ในป งบประมาณ 2553 ซ งป จจ บ น ระบบด งกล าวได ม การเป ดใช งานเป นท เร ยบร อยแล ว โดยเปล ยนร ปแบบการสร าง ส ง ลงนาม การบร หารงาน ด านสารบรรณ จากระบบกระดาษเป นระบบอ เล กทรอน กส เพ อเพ มประส ทธ ภาพในการต ดต อส อสารภายใน องค กร จากการเพ มความเร ว ลดข นตอน เพ มความถ กต องแม นย า เหมาะสมก บร ปแบบองค กรท ต องการความ คล องต ว ไม ต องใช คนมาท างานด านเอกสารมาก (ให ระบบฯ ท าหน าท แทน) นอกจากน นย งส งผลในเร องของ ความประหย ดจากจ านวนปร มาณการใช กระดาษท ลดลง น บเป นการสน บสน นนโยบายส าน กงานคาร บอนต า หร อ Low Carbon Office อ กด วย ท งน อพท. ได ม การปร บปร งระเบ ยบ/ข อบ งค บท เก ยวข องให ท นสม ย สามารถด าเน นภารก จบนเอกสารอ เล กทรอน กส ได และย งสามารถเช อมโยงก บหน วยงานภาคร ฐอ นๆ ได ผ าน เคร อข ายส อสารข อม ลภาคร ฐ (Government Information Network) และเป นไปตาม แนวทางบ รณาการ ข อม ลภาคร ฐด วยการสร างข ดความสามารถในการปฏ บ ต งานร วมระหว างระบบประเทศไทย" (Thailand e- Government Interoperability Framework) หร อท เร ยกส นๆ ว า TH e GIF ของกระทรวงเทคโนโลย สารสนเทศและการส อสาร ซ งจะท าให องค กรสามารถส อสารหน งส อราชการก บหน วยงานท ใช เคร อข าย เหม อนก นได อย างม ประส ทธ ภาพ ด วยเหต น เพ อการด าเน นการแลกเปล ยนข อม ลหน งส อราชการให ม ประส ทธ ภาพ และ สน บสน นกระบวนการปฏ บ ต งานภายในของ อพท. ให ด าเน นงานเป นไปโดยอ ตโนม ต และม ความถ กต อง สะดวก รวดเร วมากข น รวมท งรองร บการแลกเปล ยนข อม ลระหว างระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ของหน วยงาน ภาคร ฐในระด บประเทศ โดยการจ ดหาหร อพ ฒนาระบบจ ดการเอกสารอ เล กทรอน กส ต อเน องจากโครงการ พ ฒนาระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เพ อรองร บปร มาณเอกสารอ เล กทรอน กส ท ม ปร มาณมากข นจากจ านวน เจ าหน าท ขององค กรท ง ส วนกลาง และพ นท พ เศษ ซ งม จ านวนมากกว า ๓๐๐ คน ให ง ายต อการส บค น และม ความปลอดภ ยข นจากระบบส ารองข อม ลเอกสารท ม ประส ทธ ภาพ ๒. ว ตถ ประสงค ๒.๑ เพ อเพ มประส ทธ ภาพในการบร หารจ ดการเอกสาร/หน งส อของ อพท. โดยพ ฒนาระบบ เอกสารอ เล กทรอน กส ท ม ประส ทธ ภาพในการจ ดเก บ ส บค นและเข าถ งข อม ลร วมก นได ๒.๒ เพ อลดพ นท การจ ดเก บเอกสารกระดาษในส าน กงาน อพท. ส วนกลางโดยน าเอกสาร ต นฉบ บท สแกนและจ ดเก บเป นไฟล อ เล กทรอน กส แล วไปไว ในพ นท จ ดเก บอ น ๑

2 ๓. ขอบเขตของการด าเน นงาน ๓.๑ ปร บปร งระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส (ภายใต ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ท อพท. ใช งานอย ในป จจ บ น) ให รองร บการจ ดเก บ และแยกหมวดหม เอกสารด าเน นงาน กระดาษหลากหลายประเภทเอกสารท ถ กสแกนและน าเข าในปร มาณมากโดยตรง ๓.๒ ปร บปร งประส ทธ ภาพระบบค นหาเอกสารอ เล กทรอน กส ในระบบต เอกสาร อ เล กทรอน กส ๓.๓ ปร บปร งระบบเอกสารอ เล กทรอน กส (ท อพท. ใช งานอย ในป จจ บ น) เพ อให สามารถ ค นหาและอ างอ งเอกสารอ เล กทรอน กส ท จ ดเก บอย ในระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ได โดยตรง ๓.๔ ประสานก บผ ร บจ างสแกนเอกสารเพ อน าข อม ลเข าส ระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ๓.๕ ฝ กอบรมเจ าหน าท ในการสแกนเอกสารด าเน นงานกระดาษเข าส ระบบต เอกสาร อ เล กทรอน กส ๓.๖ จ ดท าค ม อการใช งานระบบในร ปแบบของหน งส อและ CD จ านวน ๑๐ ช ดรวมท งค ม อ ออนไลน ในระบบส าน กงานอ เล กทรอน กส ๔. ค ณล กษณะเฉพาะระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ๔.๑ ปร บปร งระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ๔.๑.๑ ปร บปร งหน ากรอก หร อ field การน าเข าข อม ลของระบบต เอกสาร อ เล กทรอน กส ท อพท. ใช งานอย ในป จจ บ น ให สอดคล องก บการจ ดเก บ เอกสารด าเน นงานกระดาษต นฉบ บแต ละประเภทโดยได ร บความเห นชอบจาก อพท. ๔.๑.๒ ปร บปร งโครงสร างฐานข อม ลของระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ท อพท. ใช งาน อย ในป จจ บ น ให สามารถรองร บการจ ดเก บข อม ลของไฟล เอกสารท สแกนเข า จ ดเก บในปร มาณมากได ๔.๑.๓ การน าเข าข อม ลของเอกสารท สแกน ต องสามารถใส ข อม ลค าค นหาเข าไปตาม ประเภทของเอกสารแต ละประเภทท น าเข าได ๔.๑.๔ ต องสามารถระบ สถานท จ ดเก บเอกสารต นฉบ บท สแกนเข าไปจ ดเก บได ๔.๑.๕ ต องม โปรแกรมส าหร บการท างานเช อมต อก บเคร องสแกนและ upload ไฟล เอกสารสแกนเข าต เอกสารอ เล กทรอน กส (ท อพท. ใช งานอย ในป จจ บ น) ได ในท นท ท สแกนเอกสารแล วเสร จ ๔.๒ การปร บปร งระบบค นหาเอกสารอ เล กทรอน กส ๒

3 ๕. เง อนไขการฝ กอบรม ๔.๒.๑ ปร บปร งระบบค นหาเอกสารสแกนแต ละประเภทท จ ดเก บอย ในต เอกสาร อ เล กทรอน กส ท อพท. ใช งานอย ในป จจ บ น ให สอดคล องก บโครงสร างข อม ล ของระบบ ต เอกสารท ม การปร บปร งใหม ๔.๒.๒ การค นหาเอกสารสแกนท จ ดเก บในต เอกสารอ เล กทรอน กส ต องสามารถค นหา ตามค าค นท ได ระบ ไว และ/หร อ ช อเร อง และ/หร อ ประเภทเอกสาร และ/ หร อ ว นท ของเอกสารท สแกนเข าได เป นอย างน อย ๔.๒.๓ ปร บปร งส ทธ ในการเข าใช งานต และเอกสารอ เล กทรอน กส ในระบบต เอกสาร อ เล กทรอน กส ท อพท. ใช งานอย ในป จจ บ นให สามารถก าหนดเป นแบบกล ม หร อหน วยงานได ๔.๒.๔ สามารถค นหาไฟล เอกสารท น าเข าต เอกสารอ เล กทรอน กส แบบ Full Text Search ได โดยสามารถค นหาข อม ลท ปรากฎอย ในไฟล Text file (.txt), HTML (.htm), XML (.xml), Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls) และ Microsoft PowerPoint (.ppt) ได ๔.๓ การปร บปร งระบบอ างอ งเอกสารอ เล กทรอน กส ๔.๓.๑ ปร บปร งระบบการอ างอ งเอกสารในระบบสร าง-ส ง-ลงนามเอกสาร อ เล กทรอน กส ในระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ท อพท. ใช งานอย ในป จจ บ น ให สามารถค นหาอ างอ งเอกสารสแกนท อย ในระบบต เอกสารได โดยตรง ๔.๓.๒ เม ออ างอ งไฟล เอกสารท จ ดเก บอย ในต เอกสารอ เล กทรอน กส ต องสามารถ แสดงช อเร อง/ช อไฟล เลขท และ/หร อ ว นท ของเอกสารท อ างอ งด งกล าว ให ปรากฏในเอกสารอ เล กทรอน กส ท น าไปอ างอ งได และต องสามารถคล กล งค ไฟล ท ถ กอ างอ งเพ อเป ดด ข อม ลตามส ทธ การเป ดอ านได ๔.๓.๓ การอ างอ งไฟล จากระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ต องสามารถด าเน นการได จากท กประเภทเอกสารของระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ท อพท. ใช งานอย ใน ป จจ บ น ๕.๑ เม อด าเน นการปร บปร งระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ตามระบ รายการข างต นแล วเสร จ ผ ร บจ างจะต องฝ กอบรมว ธ การต ดต งโปรแกรมท อ านวยความสะดวกในการสแกนและ Upload ไฟล เอกสารท สแกนแล วเสร จ(ตามระบ ในข อ ๔.๑.๕) ให ก บผ ท ท าหน าท สแกน เอกสารต นฉบ บ ๕.๒ ผ ร บจ างต องร บผ ดชอบในการฝ กอบรมเจ าหน าท ท ท าหน าท ในการสแกนเอกสาร ต นฉบ บให เข าใจโครงสร างและว ธ การกรอกข อม ลและน าข อม ลของไฟล เอกสารท สแกน เข าส ระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ๓

4 ๖. ระยะเวลาในการด าเน นโครงการ ๗. ค ณสมบ ต ของผ ร บจ าง ระยะเวลาในการด าเน นโครงการ ๙๐ ว น ๗.๑ ผ ร บจ างต องจดทะเบ ยนการค าด าเน นธ รก จมาแล วไม น อยกว า ๓ ป ๗.๒ ผ ร บจ างต องม ท นจดทะเบ ยนไม น อยกว า ๑ ล านบาท โดยม หล กฐานการจดทะเบ ยนซ ง กรมพ ฒนาธ รก จการค า กระทรวงพาณ ชย ออกให หร อร บรองไม เก น ๓ เด อน ๗.๓ ผ ร บจ างต องไม เป นผ ถ กแจ งเว ยนช อเป นผ ท งงานราชการและได แจ งเว ยนช อแล ว หร อไม เป นผ ท ได ร บผลของการส งให น ต บ คคลหร อบ คคลอ นเป นผ ท งงานตามระเบ ยบ ราชการ หร อห ามต ดต อ หร อห ามเข าเสนอราคา ๗.๔ ผ ร บจ างต องไม เป นผ ได ร บเอกส ทธ หร อความค มก น ซ งอาจปฏ เสธไม ยอมข นศาลไทย เว นแต ร ฐบาลของท ปร กษาได ม ค าส งให สละส ทธ ความค มก นเช นว าน น ๗.๕ ผ ร บจ างต องม ผลงานหร อประสบการณ ในการพ ฒนาระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ให ก บ หน วยงานของไม น อยกว า ๓ ผลงาน ๗.๖ ผ ร บจ าง ต องไม เป นผ ท ถ กระบ ช อว าเป นค ส ญญาท ไม ได แสดงบ ญช รายร บรายจ าย หร อ แสดงบ ญช รายร บรายจ ายไม ถ กต องครบถ วนในสาระส าค ญตามประกาศคณะกรรมการ ป องก นและปราบปรามการท จร ตแห งชาต เร อง หล กเกณฑ และว ธ การจ ดท าและแสดง บ ญช รายร บจ ายของโครงการท บ คคลหร อน ต บ คคลเป นค ส ญญาก บหน วยงานของร ฐ พ.ศ. ๒๕๕๔ และแก ไขเพ มเต ม (ฉบ บท ๒) พ.ศ. ๒๕๕๔ ท งน ผ ร บจ างท ได ร บการค ดเล อก และหากม การท าส ญญาซ งม ม ลค าต งแต ๒,๐๐๐,๐๐๐ บาท (สองล านบาท) ข นไปก บ อพท. ให ร บจ ายเง นผ านบ ญช เง นฝากกระแสรายว น เว นแต การร บจ ายเง นแต ละคร งซ ง ม ม ลค าไม เก นสามหม นบาท สามารถร บจ ายเง นเป นเง นสดได และให จ ดท าบ ญช แสดงรายร บรายจ ายย นต อ กรมสรรพากร และปฏ บ ต ตามประกาศคณะกรรมการป องก นและปราบปรามการท จร ตแห งชาต เร อง หล กเกณฑ และว ธ การจ ดท าและแสดงบ ญช รายการร บจ ายของโครงการท บ คคลหร อน ต บ คคลเป นค ส ญญาก บ หน วยงานของร ฐ พ.ศ. ๒๕๕๔ และแก ไขเพ มเต ม (ฉบ บท ๒) พ.ศ. ๒๕๕๔ ๘. การส งมอบงาน ด งน ผ ร บจ างจ กต องด าเน นการปร บปร งระบบให แล วเสร จภายใน ๙๐ ว น โดยแบ งเป น ๒ ระยะ ระยะท ๑ ส งมอบการปร บปร งโครงสร างฐานข อม ลของระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ให รองร บข อม ลปร มาณมาก และการปร บปร งหน าจอส าหร บการลงทะเบ ยนเพ อ ๔

5 รองร บการน าเข าข อม ลเอกสารด าเน นงานกระดาษตามประเภทท อพท. ก าหนด ท จะสแกนเข าส ระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส และต ดต งโปรแกรมเช อมต อก บ โปรแกรมการสแกนของเคร องสแกนเพ อการน าเข าเอกสารท สแกนเข าส ระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส พร อมอบรมการใช งาน ภายใน ๖๐ ว น ระยะท ๒ ส งมอบการปร บปร งระบบค นหาเอกสารท จ ดเก บในระบบต เอกสาร อ เล กทรอน กส และการอ างอ งเอกสารในระบบต เอกสารอ เล กทรอน กส ก บ เอกสารอ เล กทรอน กส ท สร างข นในระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ภายใน ๙๐ ว น ๙. การช าระเง น ผ ว าจ างจะจ ายค าจ างเม อคณะกรรมการตรวจการจ างได ด าเน นการตรวจร บงานจ างในแต ละ งวดงานเร ยบร อยแล ว แบ งเป น ๒ งวดด งน งวดท ๑ ผ ว าจ างจะจ ายค าจ างเป นจ านวนร อยละ ๕๐ ของค าจ างท งหมด เม อผ ร บจ างส ง มอบงานตามระยะท ๑ งวดท ๒ ผ ว าจ างจะจ ายค าจ างเป นจ านวนร อยละ ๕๐ ของค าจ างท งหมด เม อผ ร บจ างส ง มอบงานตามระยะท ๒ ๑๐. การร บประก นผลงาน ผ ร บจ างจ กต องร บประก นผลงานการใช งานและด แลบ าร งร กษาโปรแกรมท ปร บปร งข างต น เป นระยะเวลา ๑ ป หล งจากม การตรวจร บงานเร ยบร อยแล ว โดยไม ค ดค าใช จ ายเพ มเต ม ๑๑. อ ตราค าปร บ หากผ ร บจ างด าเน นการไม แล วเสร จตามระยะเวลาท ก าหนด ต องจ ายค าปร บก าหนดเป น รายว นในอ ตราร อยละ ๐.๐๕ ของค าจ างตามส ญญา จนกว างานจะแล วเสร จสมบ รณ ๕